Voorwaarden Boeklio

Algemene voorwaarden Boeklio

Versie 14 september 2026

Deze voorwaarden beschrijven de afspraken tussen Boeklio en jou als zakelijke gebruiker. Je leest wat je van ons mag verwachten, hoe jouw abonnement werkt en wie verantwoordelijk is voor boekingen, betalingen en gegevens.

1 Wie wij zijn

1.1 Boeklio is een online boekingssysteem van Wervora, een eenmanszaak. In deze voorwaarden bedoelen we met “Boeklio”, “wij” en “ons” Wervora als aanbieder van de dienst Boeklio.

1.2 Vestigingsadres: De Oude Molen 8, 5825 KA Overloon, Nederland

KvK-nummer: 68450427

E-mailadres: info@wervora.nl

Website: https://www.boeklio.nl

1.3 Met “jij” bedoelen we de zakelijke gebruiker die een abonnement bij Boeklio afsluit. Een “deelnemer” is jouw klant die via Boeklio een activiteit, afspraak, les, cursus of andere dienst bij jou boekt. Met een “boeking” bedoelen we ook een reservering of inschrijving.

2 Voor wie deze voorwaarden gelden

2.1 Deze voorwaarden gelden voor het zakelijke gebruik van Boeklio en de bijbehorende abonnementen en aanvullende diensten. Je sluit het abonnement af in de uitoefening van je beroep, bedrijf of organisatie. Wie namens een organisatie handelt, moet daartoe bevoegd zijn.

2.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer je een aanbod van Boeklio aanvaardt en wij jouw aanmelding bevestigen. Vóór het afsluiten krijg je de mogelijkheid deze voorwaarden te lezen en op te slaan. Je ontvangt een bevestiging met het gekozen pakket, de prijs, de looptijd en de ingangsdatum.

2.3 Afzonderlijke schriftelijke afspraken gaan bij tegenstrijdigheid voor op deze voorwaarden. De verwerkersovereenkomst gaat voor als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens namens jou. Jouw eigen inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk schriftelijk aanvaarden.

2.4 Deze voorwaarden regelen jouw relatie met Boeklio. Voor de dienst die een deelnemer bij jou boekt, sluit jij zelf een overeenkomst met die deelnemer. Dwingende wettelijke rechten blijven altijd gelden.

3 Wat Boeklio levert

3.1 Boeklio biedt software waarmee je jouw aanbod en beschikbaarheid kunt publiceren en boekingen kunt beheren. Afhankelijk van het pakket en de beschikbare functies kun je ook medewerkers en docenten toegang geven, wachtlijsten en passen beheren, berichten laten versturen en betalingen registreren of laten verwerken via een eigen betaalprovider. Welke functies, gebruikersaantallen en gebruikslimieten zijn inbegrepen, staat bij het pakket dat je afsluit. Aanvullende diensten worden alleen tegen betaling geleverd als je daarmee vooraf akkoord bent gegaan.

3.2 Je krijgt gedurende de overeenkomst een persoonlijk, niet-exclusief gebruiksrecht voor jouw organisatie. Je koopt geen eigendom van de software of broncode. Door jou ingevoerde gegevens en aangeleverde materialen blijven onder jouw zeggenschap, met inachtneming van de rechten van deelnemers en andere rechthebbenden.

3.3 Wij voeren onze dienstverlening zorgvuldig uit en spannen ons in om Boeklio goed te laten functioneren. Boeklio garandeert geen aantal boekingen, omzet of bedrijfsresultaat. Aangekondigde toekomstige functies zijn pas onderdeel van de overeenkomst als dat uitdrukkelijk is afgesproken.

3.4 Ondersteuning kun je aanvragen via info@wervora.nl of een beschikbare ondersteuningsfunctie in Boeklio. Specifieke bereikbaarheid, reactietijden, maatwerk en begeleiding gelden alleen als die onderdeel zijn van jouw pakket of apart schriftelijk zijn afgesproken.

4 Jouw account

4.1 Je verstrekt juiste bedrijfs-, contact- en factuurgegevens en houdt deze actueel. Je kiest een veilig wachtwoord, beschermt inloggegevens en geeft uitsluitend bevoegde personen toegang. Beschikbare beveiligingsfuncties gebruik je zorgvuldig.

4.2 Je geeft medewerkers en docenten alleen de toegang die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben en trekt die in zodra dat niet meer nodig is. Je bent verantwoordelijk voor de handelingen van personen aan wie je toegang geeft, voor zover die handelingen aan jou kunnen worden toegerekend. Vermoed je misbruik of onbevoegde toegang, meld dit dan direct via info@wervora.nl en neem redelijke maatregelen om verdere schade te voorkomen.

4.3 Een abonnement geldt voor de organisatie en het gebruik dat bij het gekozen pakket hoort. Je mag de toegang niet zonder onze schriftelijke toestemming doorverkopen of als eigen softwaredienst aan derden aanbieden. Normaal gebruik van jouw boekingspagina door deelnemers is uiteraard toegestaan.

5 Abonnement en opzegging

5.1 Tenzij bij het afsluiten uitdrukkelijk een andere looptijd is overeengekomen, loopt het abonnement voor onbepaalde tijd met maandelijkse abonnementsperioden. Een abonnementsmaand begint op de overeengekomen ingangsdatum en daarna telkens op de overeenkomstige dag van de volgende maand, of op de laatste dag als die datum niet bestaat.

5.2 Je kunt het maandabonnement op ieder moment opzeggen via de beschikbare accountfunctie of per e-mail aan het adres in artikel 1. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende abonnementsmaand, mits wij deze vóór het einde daarvan hebben ontvangen. Er geldt geen extra opzegmaand. Wij bevestigen de einddatum schriftelijk.

5.3 Een afwijkende vaste looptijd, zoals een jaarabonnement, geldt alleen als die duidelijk is aangeboden en door jou is aanvaard. Je kunt dan opzeggen tegen het einde van die looptijd. Zonder een nieuwe uitdrukkelijke afspraak loopt het abonnement daarna maandelijks door volgens dit artikel.

5.4 Gebruik je Boeklio tijdelijk niet, dan blijft het abonnement doorlopen totdat je opzegt. Reeds betaalde bedragen voor de lopende overeengekomen periode worden bij een gewone opzegging niet terugbetaald. Dit beperkt geen recht op terugbetaling bij een tekortkoming van Boeklio of in de andere gevallen die deze voorwaarden noemen.

5.5 Een proefperiode geldt alleen als die is aangeboden. De duur en eventuele beperkingen staan bij het aanbod. Een proefperiode wordt alleen automatisch betaald voortgezet als je vooraf uitdrukkelijk akkoord bent gegaan met de prijs, ingangsdatum en betalingsverplichting.

6 Prijzen en wijzigingen van het pakket

6.1 De abonnementsprijs is de prijs die je bij het afsluiten hebt aanvaard. Bij het aanbod en in de bevestiging staat of de prijs inclusief of exclusief btw is. Andere kosten die Boeklio in rekening brengt, zoals kosten voor extra functies of gebruik, moeten vooraf duidelijk zijn vermeld en door jou zijn aanvaard.

6.2 Kosten van jouw eigen bank, betaalprovider of andere zelf ingeschakelde dienstverlener staan los van het abonnement. Het afsluiten van een Boeklio-abonnement betekent niet dat die externe diensten gratis zijn.

6.3 Wij kunnen de abonnementsprijs wijzigen wegens gewijzigde kosten, belastingen of een aanpassing van het aanbod. Een prijsverhoging kondigen wij ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan, met de nieuwe prijs en ingangsdatum. Binnen een overeengekomen vaste looptijd verhogen wij de prijs niet, behalve voor een wettelijk verplichte belastingwijziging.

6.4 Wil je een prijsverhoging niet aanvaarden, dan mag je kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum, ook als daarvoor van de normale einddatum moet worden afgeweken. Vooruitbetaalde abonnementskosten over de periode daarna betalen wij naar verhouding terug.

6.5 Bij overstappen naar een ander pakket leggen we vooraf vast wanneer de wijziging ingaat en wat die kost. Een overschrijding van gebruikslimieten leidt niet zonder voorafgaande instemming tot een duurder abonnement of onverwachte kosten.

7 Betaling van jouw abonnement

7.1 Je betaalt jouw Boeklio-abonnement aan Wervora via Mollie, op het moment en volgens de betaalwijze die bij het afsluiten zijn overeengekomen. Je hebt daarvoor geen eigen zakelijk Mollie-account nodig. Voor afzonderlijk overeengekomen factuurbetalingen geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum, tenzij vooraf een andere termijn is afgesproken. Automatische incasso vindt alleen plaats op basis van een geldige machtiging.

7.2 Mislukt een betaling of betaal je te laat, dan ontvang je een herinnering en krijg je minimaal 14 dagen om alsnog te betalen. Wij vermelden daarbij welke gevolgen uitblijvende betaling kan hebben. Daarna kunnen wij, voor zover wettelijk toegestaan, wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

7.3 Bij aanhoudende betalingsachterstand kunnen wij de toegang na waarschuwing tijdelijk beperken of de overeenkomst beëindigen volgens artikel 17. Een beperking moet in verhouding staan tot de achterstand en rekening houden met toegang tot jouw gegevens.

7.4 Ben je het niet eens met een factuur, meld dit dan zo snel mogelijk met een toelichting. Wij onderzoeken het bezwaar. Je betaalt het niet-betwiste deel op tijd; wettelijke rechten op opschorting of verrekening blijven bestaan. Het intrekken van een betaalmachtiging of terugboeken van een betaling geldt op zichzelf niet als opzegging van het abonnement.

8 Jouw aanbod en jouw deelnemers

8.1 Jij bent de aanbieder en contractspartij van de deelnemer. Je bent verantwoordelijk voor jouw dienstverlening, prijzen, belastingen, vergunningen, veiligheid, verzekeringen en de uitvoering van boekingen.

8.2 Vóór een boeking geef je duidelijke informatie over jouw identiteit, contactgegevens, de inhoud van de dienst, de totale prijs, datum of periode, betaling, annulering en eventuele deelnamevoorwaarden. Je zorgt voor geldige eigen voorwaarden en privacy-informatie en voor een wettelijk juiste bestelprocedure.

8.3 Bij consumenten respecteer je onder meer informatieplichten en eventuele wettelijke bedenktijd. Niet iedere boeking op een datum is automatisch uitgezonderd van het herroepingsrecht. Waar een herroepingsmogelijkheid wettelijk verplicht is, moet de boekingsprocedure die bieden.

8.4 Boeklio stelt het systeem beschikbaar en voert de geboekte activiteit niet uit. Dit neemt onze verantwoordelijkheid voor de eigen softwaredienst niet weg.

9 Boekingen en bevestigingen

9.1 Je stelt zelf jouw aanbod, beschikbare plaatsen, tijdstippen, prijzen en boekingsregels in en controleert deze vóór publicatie. Je verwerkt ook boekingen die buiten Boeklio binnenkomen, zodat beschikbaarheid zo goed mogelijk actueel blijft.

9.2 Uit de boekingsprocedure en jouw voorwaarden moet blijken wanneer een boeking definitief is en of daarvoor bijvoorbeeld betaling of jouw bevestiging nodig is. Een ontvangstbericht, voorlopige reservering of wachtlijstplaats is niet zonder meer een definitieve boeking.

9.3 Automatische berichten worden verzonden volgens de beschikbare functies en jouw instellingen. Ontvangst kan worden beïnvloed door onjuiste contactgegevens, spamfilters of storingen. Wij spannen ons in voor correcte verwerking en verzending; jij controleert bij belangrijke wijzigingen zo nodig of deelnemers zijn bereikt.

9.4 Voor een gastboeking kan Boeklio de deelnemer vragen het e-mailadres met een persoonlijke link te bevestigen. Ook zonder inlogaccount worden de noodzakelijke contact- en boekingsgegevens opgeslagen. Persoonlijke toegangslinks mogen alleen worden gebruikt door of met toestemming van de persoon voor wie zij bestemd zijn.

9.5 Signaleer je een fout, dubbele boeking of onjuiste status, dan meld je dit zo snel mogelijk en beperken we ieder vanuit onze eigen verantwoordelijkheid de gevolgen. Je voorkomt dat deelnemers tegenstrijdige informatie ontvangen.

10 Betalingen van deelnemers

10.1 Je kiest welke ondersteunde betaalmogelijkheden je aanbiedt. Dat kan een eigen betaalinstructie of bankoverschrijving zijn, contante betaling, betaling via jouw eigen pinapparaat, een toegestaan zakelijk betaalverzoek of online betaling via een gekoppelde betaaldienst zoals Mollie.

10.2 Bij een eigen betaalmethode heb je geen Mollie-account nodig voor het ontvangen van betalingen van deelnemers. Je controleert jouw rekeningnummer, rekeningnaam, betaalinstructies en eventuele persoonlijke betaallink voordat je ze gebruikt. Eventuele bank- of transactiekosten betaal je volgens jouw afspraken met de bank of dienstverlener. Je controleert zelf of het bedrag daadwerkelijk is ontvangen en verwerkt de betaalstatus waar nodig handmatig. Een betaalinstructie of betaalverzoek in Boeklio is op zichzelf geen automatische betalingskoppeling.

10.3 Voor een automatische koppeling heb je, als de betreffende provider dat vereist, een eigen goedgekeurd account en overeenkomst met die provider nodig. Je bent verantwoordelijk voor juiste accountgegevens en veilige autorisatie. De voorwaarden, verificatie-eisen, transactiekosten en uitbetalingsregels van de provider gelden voor die betaaldienst.

10.4 Deelnemers betalen aan jou, rechtstreeks of via jouw betaaldienst. Boeklio houdt binnen deze betaalopzet geen deelnemersgelden voor je in bewaring en garandeert geen betaling of uitbetaling. Een getoonde betaalstatus is gebaseerd op ontvangen informatie of handmatige invoer en kan bij vertraging of een terugboeking veranderen.

10.5 Jij behandelt openstaande bedragen, betalingsgeschillen, terugboekingen en terugbetalingen. Biedt Boeklio daarvoor een functie, dan blijf jij verantwoordelijk voor de opdracht en voldoende saldo bij de provider. Wij blijven verantwoordelijk voor fouten in onze eigen dienstverlening voor zover die aan ons kunnen worden toegerekend.

10.6 Je gebruikt betaalmogelijkheden volgens de wet en de voorwaarden van jouw bank of provider. Eventuele kosten voor deelnemers moeten wettelijk toegestaan zijn en vooraf duidelijk in de totale prijs worden verwerkt of vermeld.

11 Annuleren en terugbetalen aan deelnemers

11.1 Jij bepaalt jouw annulerings-, wijzigings- en afwezigheidsregels binnen de grenzen van de wet en maakt die vóór de boeking duidelijk. Je mag regels voor bestaande boekingen niet achteraf eenzijdig in het nadeel van deelnemers wijzigen.

11.2 Bij annulering, verplaatsing of het niet doorgaan van een activiteit informeer je de betrokken deelnemers tijdig en regel je de verschuldigde terugbetaling of een andere rechtsgeldige oplossing. Een alternatief kan alleen in de plaats komen van terugbetaling als de deelnemer daarmee akkoord gaat of de wet dat toestaat.

11.3 Het annuleren van een boeking betekent niet automatisch dat geld wordt teruggestort. Je controleert of de terugbetaling daadwerkelijk is uitgevoerd. Het opzeggen van jouw Boeklio-abonnement beëindigt evenmin jouw overeenkomsten of betalingsverplichtingen tegenover deelnemers.

12 Zorgvuldig en toegestaan gebruik

12.1 Je gebruikt Boeklio voor rechtmatige activiteiten. Je mag geen misleidend of verboden aanbod publiceren, rechten van anderen schenden, ongewenste berichten versturen, schadelijke software plaatsen of proberen toegang te krijgen tot gegevens van andere gebruikers.

12.2 Je mag beveiliging en afgesproken gebruikslimieten niet omzeilen of het systeem opzettelijk overbelasten. Geautomatiseerd gebruik is alleen toegestaan via beschikbare koppelingen en binnen de daarbij afgesproken grenzen, onverminderd wettelijke rechten op interoperabiliteit en gegevensoverdracht.

12.3 Bij aantoonbare overbelasting bespreken we een passende oplossing. Wij leggen geen onverwachte extra kosten op. Bij een onmiddellijk veiligheidsrisico kunnen wij het betrokken gebruik tijdelijk beperken volgens artikel 17.

13 Beschikbaarheid en onderhoud

13.1 Wij spannen ons in om Boeklio beschikbaar, veilig en actueel te houden. Wij kunnen niet garanderen dat het systeem altijd zonder onderbreking of fout werkt. Een specifiek beschikbaarheidspercentage of hersteltermijn geldt alleen als dit afzonderlijk schriftelijk is afgesproken.

13.2 Voor onderhoud, updates of beveiliging kan tijdelijke onderbreking nodig zijn. Gepland onderhoud met merkbare gevolgen kondigen wij waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aan. Bij urgente beveiligingsproblemen kan direct ingrijpen nodig zijn.

13.3 Wij mogen de techniek en vormgeving doorontwikkelen. Een wezenlijke beperking van overeengekomen kernfuncties valt onder artikel 19. Wij herstellen aan ons gemelde fouten binnen een redelijke termijn, rekening houdend met ernst en gevolgen.

13.4 Voor hosting en systeemmail gebruiken wij STRATO. Voor de betaling van jouw abonnement gebruiken wij Mollie. Wij blijven verantwoordelijk voor onze eigen verplichtingen en voor ingeschakelde hulppersonen voor zover de wet dat bepaalt. Een storing bij een leverancier is niet automatisch overmacht. Meer informatie over hosting en gegevensoverdracht staat in artikel 21.

14 Persoonsgegevens en beveiliging

14.1 Voor deelnemersgegevens die Boeklio uitsluitend op jouw instructie verwerkt, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is Boeklio verwerker. Daarvoor sluiten we een afzonderlijke verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, vóórdat deze verwerking begint. Daarin staan onder meer de verwerking, beveiliging, subverwerkers, datalekken, ondersteuning en verwijdering.

14.2 Voor eigen doeleinden, zoals accountbeheer, abonnementsadministratie, ondersteuning en beveiliging, is Wervora zelf verwerkingsverantwoordelijke. De privacyverklaring van Boeklio licht die verwerkingen toe. Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor marketing, advertenties of nieuwsbrieven en verkopen geen persoonsgegevens. Instemming met deze voorwaarden is geen algemene toestemming voor ander gebruik van persoonsgegevens.

14.3 Je verwerkt alleen noodzakelijke gegevens waarvoor je een geldige grondslag hebt en informeert deelnemers daarover. Boeklio is bedoeld voor gebruik door volwassenen. Je voert geen gegevens van kinderen, gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens in. Ook identiteitsdocumenten, burgerservicenummers en strafrechtelijke gegevens horen niet in Boeklio. Dit geldt ook voor vrije tekstvelden en ondersteuningsvragen.

14.4 Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen en melden datalekken bij namens jou verwerkte gegevens zonder onredelijke vertraging aan jou. De verdere afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Je beschermt ook zelf jouw accounts, apparaten en exports. Een privacyverzoek van een deelnemer behandelen we ieder vanuit onze eigen verantwoordelijkheid; als verwerker helpen wij jou bij de afhandeling.

14.5 Tijdens het abonnement bepaal jij de noodzakelijke bewaartermijnen van jouw deelnemers- en boekingsgegevens en geef je ons daarvoor instructies. De termijnen voor Wervora’s eigen verwerkingen staan in de privacyverklaring: afgehandelde ondersteuningsvragen maximaal 12 maanden na afhandeling, technische fout- en beveiligingsregistraties maximaal 90 dagen behoudens een lopend incident, en noodzakelijke financiële administratie volgens de fiscale bewaarplicht, in beginsel 7 jaar. Deze fiscale termijn geldt niet automatisch voor alle deelnemersgegevens.

14.6 Voor back-ups geldt een maximale omlooptijd van 30 dagen. Gegevens die uit het actieve systeem zijn verwijderd, verdwijnen uiterlijk binnen nog eens 30 dagen uit de back-ups. Back-ups dienen voor herstel en zijn geen blijvend klantarchief. Na herstel moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden toegepast. De verwijdering na beëindiging volgt artikel 15 en de verwerkersovereenkomst.

15 Gegevens meenemen en overstappen

15.1 Je kunt tijdens het abonnement jouw ingevoerde en door jouw gebruik gegenereerde exporteerbare gegevens opvragen via info@wervora.nl of via een beschikbare exportfunctie meenemen. Een verzoek om een kopie betekent niet automatisch dat je opzegt. De categorieën gegevens, formaten en technische informatie staan in artikel 21.

15.2 Wij leveren alle exporteerbare gegevens en jouw overdraagbare bestanden in een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar formaat. Wij beperken de overdracht niet tot wat met een bestaande downloadknop beschikbaar is. Waar een automatische export ontbreekt, verzorgen wij de overdracht op verzoek. De beperkte uitzonderingen en het veilig overdragen van toegangsgegevens staan in artikel 21.

15.3 Wil je overstappen naar een andere aanbieder of eigen infrastructuur, meld dit dan per e-mail en geef de benodigde gegevens van de bestemming door. Wij bevestigen de aanvraag. De overgang start bij ontvangst van jouw verzoek, tenzij jij een latere startdatum kiest. Er geldt geen extra opzegtermijn. De overgang wordt uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de start uitgevoerd.

15.4 Is 30 dagen technisch niet haalbaar, dan informeren wij je daarover binnen 14 werkdagen na jouw aanvraag, met de redenen en een alternatieve overgangstermijn van maximaal zeven maanden. Je hebt daarnaast het recht om de overgangstermijn eenmaal te verlengen met een periode die je zelf passend vindt. Tijdens de overgang blijven continuïteit en beveiliging gewaarborgd volgens de overeenkomst.

15.5 Wij ondersteunen jouw exitstrategie, bieden jou en door jou gemachtigde partijen redelijke hulp en informatie voor de overstap en rekenen geen export-, overstap- of aanvullende vroegtijdige beëindigingskosten. Een bekende technische beperking of risico voor de continuïteit en het effect daarvan op de overstap melden wij vooraf. Wij hoeven de software van een andere aanbieder niet na te bouwen. Jij en een door jou gekozen aanbieder werken redelijkerwijs mee aan de overdracht.

15.6 Bij een aangevraagde overstap eindigt de overeenkomst zodra die succesvol is afgerond. Wij bevestigen de beëindiging schriftelijk. Tot dat moment gelden de normale, zo nodig naar verhouding berekende abonnementskosten; vooruitbetaling over de periode daarna wordt terugbetaald. Bij beëindiging zonder overstap geldt artikel 5. Wil je uitsluitend verwijdering, dan kun je dat aangeven.

15.7 Na beëindiging of succesvolle afronding van de overgang heb je nog 30 kalenderdagen om jouw gegevens op te halen. Wij bieden daarvoor beveiligde toegang of een veilige andere overdrachtswijze. Nieuwe boekingen en andere actieve functies hoeven in die ophaalperiode niet beschikbaar te blijven. Daarna verwijderen wij de gegevens en jouw bestanden uit het actieve systeem, tenzij je rechtsgeldig om eerdere verwijdering vraagt of bewaring wettelijk verplicht is. Is de aangevraagde overstap nog niet succesvol afgerond, dan verwijderen wij de daarvoor benodigde gegevens niet alleen omdat een oorspronkelijk geplande termijn is verstreken.

15.8 De verwijdering van persoonsgegevens en het uitfaseren van reservekopieën volgen de verwerkersovereenkomst. Gegevens die wij voor een eigen wettelijke bewaarplicht moeten bewaren, gebruiken wij alleen voor dat doel. Je bent zelf verantwoordelijk voor jouw administratie en bewaarplichten. Dwingende rechten uit de Europese Data Act blijven onverkort gelden.

15.9 Artikel 21 bevat de informatie over gegevensoverdracht, structuren, formaten, beperkingen en hosting. Wij stellen deze informatie vóór het afsluiten beschikbaar en houden haar samen met deze voorwaarden actueel op https://www.boeklio.nl. Materiële wijzigingen behandelen wij volgens artikel 19. Wij verstrekken op verzoek de informatie die je nodig hebt om een overdracht te beoordelen en voor te bereiden.

16 Materialen en vertrouwelijkheid

16.1 De rechten op de software, vormgeving, documentatie, naam en het logo van Boeklio behoren toe aan Boeklio of onze rechthebbenden. Je gebruikt deze alleen voor zover nodig voor normaal gebruik van de dienst, tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken of de wet meer toestaat.

16.2 Je behoudt jouw rechten op eigen teksten, afbeeldingen, logo’s en andere materialen. Je geeft ons uitsluitend de toestemming die nodig is om deze voor jouw dienstverlening op te slaan, te verwerken en te tonen. Je zorgt dat je bevoegd bent om die materialen te gebruiken.

16.3 Wij en jij behandelen vertrouwelijke informatie van de ander zorgvuldig en delen deze alleen als dat nodig is voor de overeenkomst, met personen die eveneens tot vertrouwelijkheid verplicht zijn, of wanneer de wet dat vereist. Deze verplichting blijft na beëindiging gelden.

17 Beperking en beëindiging door Boeklio

17.1 Bij een wezenlijke schending van deze voorwaarden geven wij je in beginsel een schriftelijke waarschuwing, met de reden en minimaal 14 dagen om het probleem op te lossen. Blijft herstel uit, dan kunnen wij het betrokken gebruik beperken of de overeenkomst beëindigen, voor zover de ernst dat rechtvaardigt.

17.2 Bij fraude, een acuut beveiligingsrisico, ernstige onrechtmatige activiteiten of een bindend overheidsbevel kunnen wij onmiddellijk ingrijpen. De maatregel blijft zo beperkt mogelijk. Wij informeren je over de reden en gevolgen zodra dat verantwoord en wettelijk toegestaan is. Je kunt per e-mail bezwaar maken en toelichten waarom de maatregel onjuist is.

17.3 Wij kunnen een abonnement voor onbepaalde tijd ook zonder tekortkoming opzeggen met een termijn van minimaal twee maanden. Een afgesproken vaste looptijd respecteren wij. Bij definitief stoppen met de dienst bieden wij een redelijke mogelijkheid om gegevens over te dragen en betalen wij vooruitbetaalde, niet-geleverde abonnementsperioden terug.

17.4 Beperking of beëindiging laat jouw rechten op gegevensoverdracht onverlet. Waar toegang tot het account onveilig of verboden is, bieden wij voor zover mogelijk een veilige andere manier om jouw gegevens te ontvangen. Nog verschuldigde bedragen blijven opeisbaar.

18 Aansprakelijkheid en overmacht

18.1 Schieten wij toerekenbaar tekort, dan krijgen wij eerst een redelijke gelegenheid om de fout te herstellen, behalve wanneer herstel blijvend onmogelijk is of de wet geen ingebrekestelling vereist. Je omschrijft het probleem zo duidelijk mogelijk en neemt redelijke maatregelen om schade te beperken.

18.2 Voor zover wettelijk toegestaan, is onze aansprakelijkheid beperkt tot directe schade. Hieronder vallen redelijke kosten om de oorzaak en omvang vast te stellen, schade te beperken en beschadigde of verloren gegevens te herstellen. Indirecte schade, zoals gemiste winst, gemiste omzet en reputatieschade, is uitgesloten.

18.3 Onze totale aansprakelijkheid bedraagt per contractjaar maximaal het hoogste van de volgende bedragen: de abonnementskosten die jij over de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor Boeklio hebt betaald of verschuldigd was, of € 1.000. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis. Als onze aansprakelijkheidsverzekering voor het geval een hoger bedrag uitkeert, geldt dat hogere bedrag, vermeerderd met het eigen risico, als maximum.

18.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld van Boeklio of personen voor wie wij verantwoordelijk zijn, bij overlijden of lichamelijk letsel, of voor aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt. Rechten van betrokkenen op grond van de AVG worden hierdoor niet beperkt. Een beperking blijft eveneens buiten toepassing als een beroep daarop naar redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.

18.5 Wij zijn niet verantwoordelijk voor jouw activiteiten, onjuiste door jou verstrekte gegevens of de prestaties van een door jou zelf gekozen betaalprovider, behalve voor zover schade mede het gevolg is van een aan ons toerekenbare fout. Ieder draagt de schade waarvoor hij volgens de wet en deze overeenkomst verantwoordelijk is.

18.6 Overmacht bestaat alleen als nakoming wordt verhinderd door een omstandigheid die ons niet kan worden toegerekend. Wij informeren je en beperken de gevolgen. Een cyberaanval of uitval van een leverancier is niet vanzelf overmacht; onder meer onze voorzorgsmaatregelen en herstelmogelijkheden tellen mee.

18.7 Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mag ieder de getroffen dienstverlening schriftelijk beëindigen. Vooruitbetaalde bedragen voor de daardoor definitief niet-geleverde dienstverlening worden terugbetaald. Wettelijke rechten op ontbinding en terugbetaling blijven bestaan.

19 Wijziging van de voorwaarden

19.1 Wij mogen deze voorwaarden aanpassen als dat nodig is door veranderingen in wetgeving, beveiliging, techniek of onze dienstverlening. We melden een wijziging ten minste 30 dagen vooraf per e-mail, met de reden, inhoud en ingangsdatum. Waar de wet of de benodigde aanpassing van jouw werkwijze een langere termijn verlangt, hanteren wij die.

19.2 Een wijziging werkt niet terug. Bij een wezenlijk nadelige wijziging van de voorwaarden of overeengekomen kernfuncties mag je kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum. Vooruitbetaalde abonnementskosten over de periode daarna betalen wij naar verhouding terug. Een vaste looptijd verhindert dit opzeggingsrecht niet.

19.3 Een kortere aankondigingstermijn is alleen mogelijk als een wettelijke verplichting of onmiddellijk veiligheidsrisico dat noodzakelijk maakt. Wij informeren je dan zo snel mogelijk. Wij bewaren welke versie van de voorwaarden op jouw overeenkomst van toepassing is.

20 Vragen en geschillen

20.1 Heb je een vraag, klacht of bezwaar, neem dan contact op via het e-mailadres in artikel 1. Vermeld jouw organisatie en een duidelijke omschrijving. Wij streven naar een inhoudelijke reactie binnen 14 dagen. Is meer tijd nodig, dan laten wij weten wanneer je een reactie kunt verwachten.

20.2 Op de overeenkomst tussen jou en Boeklio is Nederlands recht van toepassing. Een rechtskeuze beperkt geen dwingende bescherming die op grond van toepasselijk recht geldt.

20.3 Wij proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan kan het worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter. Het indienen van een klacht beperkt geen wettelijk recht om eerder naar de rechter of een bevoegde toezichthouder te gaan.

20.4 Is een bepaling ongeldig of niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden voor zover dat mogelijk is. Voor het getroffen onderdeel geldt de wet en maken wij zo nodig een geldige vervangende afspraak.

21 Technische informatie over gegevensoverdracht en hosting

21.1 De overdracht omvat de gegevens die voor jouw organisatie zijn opgeslagen of door jouw gebruik zijn gegenereerd: bedrijfsprofiel en contactgegevens; gebruikers en hun rollen binnen jouw organisatie; deelnemers en contactgegevens; activiteiten, locaties, middelen, docenten, tijdstippen en beschikbaarheid; boekingen, wijzigingen, annuleringen en aanwezigheid; wachtlijsten; passen, tegoeden en mutaties; betaalregistraties en transactie- en terugbetalingsreferenties; instellingen, eigen teksten, logo’s en geüploade bestanden. Ook nog aanwezige voorkeuren, toestemmingsregistraties, ondersteuningscorrespondentie, berichtregistraties en aan jouw organisatie toe te rekenen gebruiksgegevens en metadata behoren tot de overdracht, voor zover je daarop recht hebt. Gegevens die volgens de toepasselijke bewaartermijnen al rechtmatig zijn verwijderd, worden niet opnieuw aangemaakt.

21.2 Gestructureerde gegevens leveren wij als CSV en/of JSON, met tekst in UTF-8. Een export bevat per soort gegevens afzonderlijke records en de aanwezige identificatienummers of verwijzingen waarmee bijvoorbeeld een boeking aan een deelnemer, activiteit en betaling is gekoppeld. Wij leveren een toelichting op veldnamen, statuswaarden, relaties, tijdzones en de gebruikte notatie van datums en bedragen. Jouw eigen bestanden leveren wij waar mogelijk in hun oorspronkelijke bestandsformaat, met een verwijzing naar de bijbehorende gegevens. Hiermee kun je de gegevens in een ander systeem laten inlezen.

21.3 Niet onderdeel van de overdracht zijn de broncode en programmabestanden van Boeklio, onze eigen ontwerpen en niet door jou aangeleverde gelicentieerde materialen, platformbrede configuratie en beveiligingsgeheimen, en gegevens van andere organisaties of gebruikers buiten jouw eigen relatie. Uitsluitend interne technische registraties of analyses die onze bedrijfsgeheimen bevatten, worden alleen uitgesloten voor zover zij geen exporteerbare klantgegevens zijn. Wij verstrekken jouw exporteerbare deel zo nodig afzonderlijk. Deze uitzonderingen mogen jouw wettelijke overdrachtsrechten niet belemmeren.

21.4 Wachtwoorden van personen en platformbrede toegangsmiddelen maken geen deel uit van een gewone gegevensdownload. Bij een overstap moeten gebruikers in het nieuwe systeem zo nodig een nieuw wachtwoord instellen. Jouw eigen bank- en betaalinstellingen nemen wij mee voor zover die overdraagbaar zijn. API-sleutels en andere geheime toegangsgegevens worden niet onbeschermd in een algemene export gezet; we spreken daarvoor een veilige overdracht of het opnieuw instellen bij de provider af.

21.5 Vraag een overdracht aan via info@wervora.nl en vermeld jouw organisatie, de gewenste gegevens en, bij een overstap, de bestemming en gewenste startdatum. Wij controleren of de aanvrager bevoegd is en spreken een veilige overdrachtswijze af. Waar een geschikte exportfunctie beschikbaar is, kun je die gebruiken. Anders begeleiden wij de export. Voor een actuele beschrijving van beschikbare interfaces en eventuele beperkingen kun je hetzelfde adres gebruiken; de openbaar beschikbare informatie houden wij bij op https://www.boeklio.nl.

21.6 Een gegevensoverdracht is geen kopie van de volledige Boeklio-applicatie. De ontvangende aanbieder moet de gegevens kunnen importeren en passend verwerken. Niet ieder systeem kent dezelfde boekingsregels, passen of statuswaarden. Betaalmandaten, externe provideraccounts en bestaande persoonlijke toegangslinks gaan niet vanzelf mee. Bij een overstap spreken we af hoe lopende boekingen, mutaties en berichten worden afgehandeld, zodat geen gegevens worden gemist of berichten dubbel worden verstuurd. Wij informeren je over andere bij ons bekende beperkingen die voor jouw overdracht van belang zijn.

21.7 Boeklio wordt gehost via STRATO, dat voor zijn eigen hostinginfrastructuur datacenters in Duitsland gebruikt. Deze infrastructuur valt onder Duits en toepasselijk Europees recht. Wervora is in Nederland gevestigd. Voor het contract tussen jou en Wervora geldt artikel 20. Voor betaalverwerking gelden daarnaast de eigen infrastructuur en voorwaarden van de betrokken betaaldienst; de privacyverklaring beschrijft de relevante verwerking door Mollie.

21.8 Wij beperken toegang tot gegevens met toegangsrechten, afscherming tussen organisaties en beveiligde verbindingen. Wij leggen met dienstverleners afspraken vast over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensgebruik. Een verzoek van een overheid buiten de EU om toegang tot in de EU opgeslagen gegevens beoordelen wij op bevoegdheid en verenigbaarheid met Europees en nationaal recht. Wij verlenen geen toegang uitsluitend omdat een buitenlandse autoriteit daarom vraagt. Waar nodig maken wij bezwaar of vragen wij juridische toetsing. Als verstrekking rechtsgeldig verplicht is, beperken wij die tot het noodzakelijke en informeren wij jou vooraf, tenzij dat wettelijk niet is toegestaan. Deze verplichtingen gelden ook voor niet-persoonsgebonden bedrijfsgegevens.