Privacy bij Boeklio

Privacyverklaring Boeklio

Versie 14 september 2026

Boeklio is een online boekingssysteem voor ondernemers en hun deelnemers. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens worden verwerkt als je onze website bezoekt, een account gebruikt, een boeking maakt of contact met ons opneemt. Ook leggen we uit waarom gegevens nodig zijn, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten je hebt.

1 Wie verantwoordelijk is

Boeklio is een dienst van Wervora, een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68450427.

Vestigingsadres: De Oude Molen 8, 5825 KA Overloon, Nederland

E-mail voor privacyvragen: info@wervora.nl

Website: www.boeklio.nl (https://www.boeklio.nl)

Met “wij” en “ons” bedoelen we Wervora. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we voor onze eigen dienstverlening gebruiken, zoals het beheer van onze klantrelatie, abonnementen, facturen, ondersteuning en de beveiliging van Boeklio. Voor een zelfstandig Boeklio-account beheren wij ook de gegevens die nodig zijn voor jouw toegang.

Boek je bij een ondernemer die Boeklio gebruikt? Die ondernemer bepaalt waarom jouw boekings- en deelnemersgegevens nodig zijn en hoe deze voor zijn of haar dienstverlening worden gebruikt. De ondernemer is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Boeklio verwerkt die gegevens namens de ondernemer, bijvoorbeeld voor het opslaan van boekingen en het versturen van bevestigingen. In die rol zijn wij verwerker.

Voor het gebruik van jouw gegevens door de ondernemer geldt diens eigen privacyverklaring. De ondernemer moet deze bij de boeking beschikbaar stellen. Afspraken over onze verwerking namens de ondernemer worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.

2 Welke gegevens we verwerken en hoe we eraan komen

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van jouw gebruik van Boeklio en de functies die de ondernemer aanbiedt:

Situatie

Gegevens

Account en organisatie

Naam, e-mailadres, een beveiligde afgeleide van je wachtwoord, accountstatus en toegangsrol. Bij ondernemers ook bedrijfsnaam, contactgegevens, factuurgegevens, abonnementsgegevens en instellingen. Een ondernemer kan medewerkers of docenten toevoegen.

Boekingen en deelname

Naam, e-mailadres, geboekte activiteit, datum, tijd, locatie, boekings- en annuleringsstatus, wachtlijstgegevens en, indien gebruikt, aanwezigheid, tegoeden en geldigheid van passen.

Betalingen

Bedrag, betaalmethode, betalingskenmerk, betaalstatus en relevante transactiegegevens. Voor ondernemers kunnen ook bankgegevens, betaalinstructies en gegevens voor een eigen betaalkoppeling worden verwerkt.

Contact en meldingen

Je contactgegevens, de inhoud van je vraag en onze reactie. Bij een vrijwillig aangevraagde beschikbaarheidsmelding ook je voorkeuren en de vastlegging van je toestemming.

Technisch gebruik

IP-adres of daarvan afgeleide beveiligingskenmerken, sessiegegevens, tijdstippen, verzoek- en foutinformatie en registraties van belangrijke account- en beheerhandelingen, voor zover nodig voor werking en beveiliging.

We ontvangen gegevens van jou, van de ondernemer bij wie je boekt of werkt, van een bevoegde accountbeheerder en via het gebruik van Boeklio. Een betaalprovider geeft relevante betaalinformatie terug, zoals een transactiecode en de betaalstatus. Wanneer iemand anders jouw gegevens invoert, moet daarvoor een geldige reden bestaan en moet je passende informatie over de verwerking krijgen.

Ook bij een gastboeking zonder inlogaccount worden je naam, e-mailadres en boeking opgeslagen. Bevestiging en beheer kunnen via persoonlijke e-maillinks verlopen. Een intern contactrecord voor jouw boeking geeft op zichzelf geen toegang tot andere boekingen of een volledig inlogaccount.

3 Waarom gegevens nodig zijn

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor een bepaald doel en met een geldige juridische grondslag. Voor verwerkingen waarvoor Wervora zelf verantwoordelijk is, geldt het volgende:

Doel

Grondslag

Een eigen account of abonnement aanvragen, leveren en beheren; noodzakelijke serviceberichten sturen.

Uitvoering van de overeenkomst met jou, of stappen op jouw verzoek voordat die overeenkomst wordt gesloten.

Contact met medewerkers, vertegenwoordigers en docenten; hun toegang tot de dienst beheren.

Ons gerechtvaardigde belang en dat van de ondernemer om de afgesproken dienst te organiseren en alleen bevoegde personen toegang te geven.

Abonnementskosten innen en onze financiële administratie bijhouden.

Uitvoering van de overeenkomst voor betaling; een wettelijke verplichting voor de vereiste fiscale administratie.

Vragen behandelen, fouten oplossen, misbruik voorkomen en de dienst beveiligen.

Uitvoering van de overeenkomst waar je vraag daarop ziet. Voor overige ondersteuning en beveiliging: ons gerechtvaardigde belang bij een betrouwbare dienst en de bescherming van gebruikers en gegevens.

Bij een gerechtvaardigd belang wegen we het belang af tegen jouw privacy en beperken we de verwerking tot wat daarvoor nodig is. Je kunt hiertegen bezwaar maken; zie onderdeel 10.

De ondernemer bepaalt de grondslag voor jouw boeking, deelname, betaling en bijbehorende communicatie. Vaak is verwerking nodig om de boekingsovereenkomst met jou uit te voeren. Boeklio voert deze verwerking namens de ondernemer uit. Een eventuele vrijwillige melding over door jou gewenste beschikbaarheid wordt alleen verstuurd als je die hebt aangevraagd en daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming weer intrekken.

Wij gebruiken jouw gegevens niet voor marketing, advertenties of nieuwsbrieven en verkopen geen persoonsgegevens. Bevestigingen, beveiligingsberichten, facturen en noodzakelijke informatie over de dienst zijn serviceberichten.

In formulieren is aangegeven welke gegevens nodig zijn. Zonder noodzakelijke gegevens, zoals een e-mailadres voor een bevestiging, kunnen we een account, boeking of verzoek niet goed verwerken. Aanvullende voorkeuren en toestemming voor vrijwillige meldingen zijn niet verplicht. Het lezen of accepteren van deze verklaring is geen algemene toestemming voor gegevensgebruik.

4 Met wie gegevens worden gedeeld

Binnen Wervora hebben alleen personen toegang voor wie dat nodig is om hun werkzaamheden uit te voeren. Bij een boeking krijgen de betreffende ondernemer en diens bevoegde medewerkers de benodigde gegevens. Docenten kunnen gegevens krijgen die nodig zijn voor de activiteiten die zij begeleiden. Andere ondernemers krijgen daardoor geen toegang tot jouw boekingen bij deze ondernemer.

Ondernemers bepalen welke bedrijfsinformatie zij op hun openbare boekingspagina publiceren. Dat kunnen ook persoonsgegevens zijn, zoals een zakelijk contactadres of de naam van een docent. Openbaar gepubliceerde informatie is voor bezoekers toegankelijk.

Voor hosting en systeemmail gebruiken wij STRATO. STRATO verwerkt daarvoor onder meer de op de server opgeslagen gegevens en de gegevens die nodig zijn om e-mails te verzenden. Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, leggen wij afspraken vast over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van die gegevens.

De betaling van het Boeklio-abonnement aan Wervora verloopt via Mollie. Mollie ontvangt daarvoor de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren. Afhankelijk van de betaalwijze verwerkt Mollie bijvoorbeeld betaalgegevens, naam, rekeninginformatie en technische gegevens. Wervora ontvangt de informatie die nodig is om de betaling te koppelen, te controleren en te administreren.

Betalingen voor activiteiten doe je aan de ondernemer bij wie je boekt. Die ondernemer kiest de aangeboden betaalwijze. Gebruikt de ondernemer een eigen Mollie-koppeling, dan worden noodzakelijke gegevens via die koppeling verwerkt. Bij bijvoorbeeld een bankoverschrijving of een eigen betaalverzoek verwerkt ook de gekozen bank of betaaldienst gegevens. Boeklio registreert de relevante betaalstatus en houdt geen deelnemersgelden voor de ondernemer aan.

Voor de uitvoering van betaaldiensten is Mollie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie over Mollies gegevensgebruik, bewaartermijnen en rechten vind je in de privacyverklaring van Mollie (https://www.mollie.com/nl/legal/privacy). Bij een andere betaalwijze geldt ook de privacy-informatie van de betrokken bank of betaaldienst.

Verder verstrekken we gegevens alleen als dat noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting of rechtsgeldig verzoek te voldoen, of om een concrete juridische aanspraak te behandelen. We beperken dit tot de gegevens die voor dat doel nodig zijn.

5 Waar gegevens worden verwerkt

De hosting van Boeklio loopt via STRATO. STRATO beschrijft dat zijn eigen datacenters in Duitsland staan, binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Zie de informatie van STRATO over zijn datacenters (https://www.strato.de/faq/sicherheit/sind-meine-daten-bei-strato-sicher/).

Voor betalingen kunnen Mollie, banken en hun dienstverleners gegevens ook buiten de EER verwerken. Mollie beschrijft in zijn privacyverklaring welke waarborgen het daarvoor gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een uitsluitend Europese verwerking van alle betaalgegevens kunnen wij daarom niet toezeggen.

Als wij voor een verwerking waarvoor Wervora verantwoordelijk is gegevens buiten de EER laten verwerken, zorgen wij voor een geldige grondslag voor die doorgifte en de vereiste waarborgen. Via info@wervora.nl kun je informatie krijgen over een concrete doorgifte en de toepasselijke waarborgen, waaronder hoe je daarvan een kopie kunt krijgen.

6 Hoe lang gegevens worden bewaard

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De volgende termijnen en criteria gelden. Een beëindigingstermijn begint bij het daadwerkelijke einde van de dienstverlening, niet bij de dag waarop een opzegging wordt ingediend.

Gegevens

Bewaartermijn of criterium

Bedrijfsaccount en bedrijfsgegevens

Zolang het abonnement loopt. Na beëindiging zijn de exporteerbare gegevens nog 30 kalenderdagen beschikbaar om op te halen; daarna worden ze verwijderd. Bij een overeengekomen overstap begint deze termijn na afronding van de overgang. Wettelijk verplichte financiële gegevens worden afzonderlijk bewaard.

Boekingen, deelnemers, wachtlijsten en passen

Tijdens de dienstverlening volgens de instructies en de noodzakelijke bewaartermijnen van de verantwoordelijke ondernemer. Na het einde van diens abonnement worden de gegevens na de ophaalperiode van 30 dagen verwijderd, tenzij eerdere verwijdering rechtsgeldig is gevraagd of een wettelijke verplichting zich daartegen verzet.

Een zelfstandig deelnemersaccount

Zolang het account voor de dienstverlening wordt gebruikt en de gegevens daarvoor nodig zijn. Je kunt om verwijdering vragen. Boekingsgegevens waarvoor een ondernemer verantwoordelijk is, worden daarbij afzonderlijk beoordeeld volgens diens bewaartermijnen.

Afgehandelde vragen en ondersteuning

Tot 12 maanden nadat de vraag of melding is afgehandeld.

Technische fout- en beveiligingsregistraties

Maximaal 90 dagen. Bij een lopend beveiligingsincident worden alleen relevante gegevens langer bewaard, zolang het onderzoek en de afhandeling dat nodig maken.

Tijdelijke gastverzoeken en vrijwillige voorkeuren

Gastverzoeken worden maximaal 24 uur bewaard; een voltooide boeking valt vervolgens onder de boekingsgegevens. Bevestigde beschikbaarheidsvoorkeuren worden maximaal 90 dagen bewaard. Bij intrekking worden de bijbehorende contact- en voorkeursgegevens verwijderd.

Verzonden systeemmails

Kopieën in de verzendadministratie maximaal 30 dagen. De onderliggende boeking, factuur of ondersteuningsvraag volgt de eigen termijn. Tijdelijke toegangslinks verliezen hun werking na de daarvoor aangegeven geldigheidsduur.

Back-ups

Een maximale omlooptijd van 30 dagen. Na verwijdering uit het actieve systeem verdwijnen de gegevens daardoor uiterlijk binnen nog eens 30 dagen uit de back-ups.

Facturen en verplichte financiële administratie van Wervora

Volgens de fiscale bewaarplicht, in beginsel 7 jaar. De wettelijke termijn begint wanneer de gegevens hun actuele betekenis voor de administratie hebben verloren. Dit geldt uitsluitend voor gegevens die voor die administratie nodig zijn.

De bewaartermijn voor onze financiële administratie is geen reden om alle deelnemers- of boekingsgegevens zeven jaar te bewaren. De ondernemer bepaalt voor zijn eigen administratie welke gegevens hij wettelijk nodig heeft en moet deelnemers informeren over zijn bewaartermijnen.

Is een gegeven nog noodzakelijk voor een concrete juridische aanspraak of een andere wettelijke bewaarplicht, dan bewaren we uitsluitend het relevante deel voor dat doel. We verwijderen het zodra die noodzaak vervalt. Gegevens die uitsluitend in een back-up staan, zijn niet beschikbaar voor normaal gebruik. Bij herstel moet een eerder uitgevoerde verwijdering opnieuw worden toegepast.

Een contactgegeven kan nog nodig zijn voor een andere actieve relatie, bijvoorbeeld een boeking bij een andere ondernemer of een eigen account. Dat rechtvaardigt niet dat beëindigde boekingen of vervallen doeleinden worden bewaard. Verwijdering kan handmatig of automatisch plaatsvinden; de termijnen blijven in beide gevallen gelden.

7 Cookies en vergelijkbare technieken

Boeklio gebruikt functionele sessiecookies voor onder meer inloggen, formulierbeveiliging en veilige toegang tot boekingen. Een sessiecookie bevat een technische verwijzing naar jouw sessie en wordt normaal bij het afsluiten van de browser verwijderd. De browser kan een sessie herstellen als je die functie hebt ingeschakeld.

Wij gebruiken geen advertentiecookies, marketingpixels of cookies voor het volgen van bezoekers over verschillende websites. Je kunt cookies via jouw browser verwijderen of blokkeren. Daardoor kunnen inloggen en andere noodzakelijke functies niet goed werken.

Wanneer je doorgaat naar een externe website of betaalomgeving, kunnen daar eigen cookies en privacyregels gelden. De betreffende aanbieder geeft daarover informatie.

8 Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s. Daaronder vallen beveiligde verbindingen, het opslaan van wachtwoorden als een beveiligde afgeleide, toegangsrechten per rol, afscherming tussen organisaties, tijdelijke toegangstokens en maatregelen tegen misbruik. Toegang voor ondersteuning wordt beperkt tot wat nodig is.

Bescherm zelf je wachtwoord, apparaten, exports en persoonlijke boekingslinks. Deel een persoonlijke toegangsmail alleen met iemand die toegang mag krijgen. Vermoed je misbruik of een datalek, meld dit dan via info@wervora.nl. Wij onderzoeken het en informeren de betrokken ondernemer, toezichthouder en/of betrokken personen wanneer dat wettelijk vereist is.

9 Kinderen, gevoelige gegevens en automatische verwerking

Boeklio is bedoeld voor gebruik door volwassenen. Wij vragen niet om persoonsgegevens van kinderen en onze dienst is niet bedoeld om boekingen met kindgegevens vast te leggen. Ondernemers mogen zulke gegevens niet in Boeklio invoeren.

Wij vragen ook niet om gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over religie of seksuele gerichtheid. Zet deze niet in vrije tekstvelden, ondersteuningsvragen of andere invoer. Denk bij gezondheidsgegevens ook aan diagnoses, medische beperkingen en behandelgegevens. Ontdek je dat zulke gegevens of gegevens van een kind toch zijn opgenomen, neem dan contact op met de ondernemer of met ons, zodat passende verwijdering kan worden geregeld.

Boeklio verwerkt bepaalde handelingen automatisch, zoals beschikbare plaatsen controleren, een wachtlijst bijwerken of een betaalstatus verwerken. Wij gebruiken jouw gegevens niet voor advertentieprofielen en nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die jou juridisch of op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen. Denk je dat een automatische boekingsregel onjuist is toegepast, neem dan contact op met de ondernemer; bij een technisch probleem kun je ook bij ons terecht.

10 Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden heb je de volgende rechten:

Inzage en een kopie. Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en daarvan een kopie ontvangen.

Correctie. Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen.

Verwijdering. Je kunt om verwijdering vragen als gegevens niet meer nodig zijn of een andere wettelijke reden daarvoor geldt. Een verplichte bewaartermijn kan verwijdering van bepaalde gegevens verhinderen.

Beperking. Je kunt onder de wettelijke voorwaarden vragen het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te beperken.

Overdraagbaarheid. Voor gegevens die je zelf hebt verstrekt en die we automatisch verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, kun je een gestructureerde, gangbare en machineleesbare kopie vragen. Waar technisch mogelijk kun je om rechtstreekse overdracht vragen.

Bezwaar. Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken vanwege jouw persoonlijke situatie. Wij stoppen dan, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.

Toestemming intrekken. Als verwerking op jouw toestemming berust, kun je die op ieder moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Stuur je verzoek aan info@wervora.nl. Vermeld het e-mailadres waarmee je Boeklio gebruikt en waar je verzoek over gaat. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om te controleren dat de gegevens bij jou horen. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs; we vragen alleen om identificatie die noodzakelijk en evenredig is.

Gaat je verzoek over gegevens die wij namens een ondernemer verwerken, dan helpt die ondernemer je als verantwoordelijke verder. Je mag je verzoek ook aan ons sturen. Wij zorgen dan dat het bij de juiste ondernemer terechtkomt en ondersteunen waar nodig bij de afhandeling.

Voor verzoeken waarvoor Wervora verantwoordelijk is, reageren wij zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Is het verzoek complex of zijn er veel verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval laten wij dit binnen de eerste maand weten, met de reden. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Alleen in de wettelijk toegestane uitzonderingsgevallen kunnen wij een redelijke vergoeding vragen of een verzoek weigeren; we lichten dat dan toe.

Heb je een klacht over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact met ons opnemen. Je hebt ook het recht rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de bevoegde toezichthouder in het EU-land waar je gewoonlijk woont, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

11 Wijzigingen en vragen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wet verandert. De versiedatum staat bovenaan. Over belangrijke wijzigingen informeren we je via de website of een servicebericht. Noodzakelijke toestemming voor een nieuwe verwerking vragen we afzonderlijk; een wijziging van deze verklaring is zelf geen toestemming. Vragen kun je stellen via info@wervora.nl.

De rechten en verplichtingen in deze verklaring zijn gebaseerd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679). Voor de fiscale bewaartermijn verwijzen wij naar de informatie van de Belastingdienst (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren).